Τα ίντρανετ αποτελούν ένα σημαντικό εργαλείο στην φαρέτρα των τμημάτων εσωτερικής επικοινωνίας και ανθρώπινου δυναμικού (HR), καθώς αποτελούν έναν κόμβο πληροφόρησης, επικοινωνίας αλλά και συνεργασίας των εργαζομένων.
Ανέκαθεν υπήρχαν ενδοεταιρικές τριβές για την υιοθέτηση ή όχι τέτοιων κόμβων στην καθημερινότητα των οργανισμών.
Παρακάτω θα εξετάσουμε κάποιους μύθους που αναπτύχθηκαν γύρω από αυτά τα εργαλεία:
1. Τα ίντρανετ είναι μόνο για τράπεζες και πολυεθνικές
Είναι αλήθεια ότι για πολλά χρόνια υπήρχε η αντίληψη, ότι μόνο πολύ μεγάλες εταιρίες έχουν την ανάγκη ενός κεντρικού κόμβου εσωτερικής πληροφόρησης και επικοινωνίας. Κάτι τέτοιο φυσικά δεν ισχύει, αφού η εσωτερική επικοινωνία έχει αναδειχθεί ως μείζων παράγοντας ικανοποίησης αλλά και κινητοποίησης των εργαζομένων. Ταυτόχρονα ένας εταιρικός κόμβος ενισχύει αποφασιστικά την εταιρική κουλτούρα.
2. Τα ίντρανετ είναι πανάκριβα και απαιτούν σημαντική υποδομή hardware
Πριν εξαπλωθεί η χρήση του cloud, τα ίντρανετ απαιτούσαν όντως σημαντική τεχνολογική υποδομή. Σήμερα όμως η εκτεταμένη χρήση του cloud, αλλά και η ύπαρξη εργαλείων όπως η πλατφόρμα Microsoft365, δίνουν την δυνατότητα σε επιχειρήσεις κάθε μεγέθους να αποκτήσουν ίντρανετ με ιδιαίτερα χαμηλό κόστος, χωρίς περιορισμούς λειτουργικότητας.
3. Τα ίντρανετ λειτουργούν μόνο μέσα στο δίκτυο της εταιρείας
Η ραγδαία αύξηση της χρήσης κινητών συσκευών από εργαζόμενους που βρίσκονται συχνά εκτός εταιρείας (πωλητές, εργαζόμενοι πρώτης γραμμής κλπ) δημιούργησε την ανάγκη εμφάνισης του ίντρανετ στις οθόνες των συσκευών αυτών. Η πανδημία εκτόξευσε την ανάγκη αυτή κι έτσι το ίντρανετ πλέον εμφανίζεται και μέσα από τις πλατφόρμες συνεργασίας που χρησιμοποιούν οι εταιρείες όπως πχ το Microsoft Teams.
4. Τα ίντρανετ είναι περιττά, αφού οι εργαζόμενοι ενημερώνονται με email και sms
Στην σύγχρονη εργασιακή πραγματικότητα, ο καταιγισμός πληροφοριών και ερεθισμάτων επιβάλει την πολυκαναλική (multichannel) επικοινωνία και ενημέρωση. Οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν την δυνατότητα, ιδιαίτερα στην μετά Covid εποχή, να ενημερώνονται με τον τρόπο που επιθυμούν και στους ρυθμούς που ταιριάζουν στον καθένα.
5. Τα ίντρανετ είναι βαρετά, αποθαρρύνοντας έτσι την ευρεία υιοθέτηση τους
Άλλος ένας μύθος που βασίζεται στην εμπειρία της επαφής με εφαρμογές παλαιού τύπου, με απαρχαιωμένη σχεδίαση, αυστηρή δομή και εμφάνιση του ίδιου περιεχομένου σε όλους τους χρήστες. Τα σύγχρονα ίντρανετ έχουν ελκυστική σχεδίαση που παραπέμπει σε εξωτερικές ιστοσελίδες, μοντέρνα αρχιτεκτονική και υποστηρίζουν στόχευση ακροατηρίου (audience targeting) , δείχνουν δηλαδή διαφορετικό περιεχόμενο σε διαφορετικές ομάδες χρηστών, ανάλογα με τα κριτήρια που έχουν τεθεί κατά την σχεδίαση (γεωγραφικά, ρόλοι, τμήματα).
6. Οι εργαζόμενοι έχουν μειωμένη παραγωγικότητα λόγω της ανάγκης διαδοχικής σύνδεσης και εναλλαγής χρήσης μεταξύ άλλων εταιρικών εφαρμογών και του ίντρανετ
Οι εταιρείες στην προσπάθεια να καλύψουν όσο το δυνατόν περισσότερες ανάγκες προβαίνουν σε υιοθέτηση πολλών διαφορετικών ψηφιακών εργαλείων (πχ φόρμες ερωτηματολογίων, συστήματα εκπαίδευσης, εργαλεία παρακολούθησης στόχων κ.ά). Δυστυχώς όμως η τακτική αυτή έχει τα αντίθετα αποτελέσματα, αφού η διαδοχική εναλλαγή εφαρμογών (app switching), διαταράσσει τον εργασιακό ρυθμό και κοστίζει σε παραγωγικότητα. Τα σύγχρονα ίντρανετ με την ένταξη τους στις πλατφόρμες συνεργασίας όπως το Microsoft Teams, δίνουν την δυνατότητα να γίνουν τα κεντρικά σημεία επαφής των εργαζομένων με τον ψηφιακό εργασιακό χώρο, συγκεντρώνοντας όλες τις απαραίτητες ενέργειες και εφαρμογές σε ένα σημείο. Έτσι οι εργαζόμενοι παραμένουν «σε σύνδεση» και η παραγωγικότητα τους απογειώνεται.
7. Τα ίντρανετ απευθύνονται μόνο στα ανώτερα στελέχη των οργανισμών
Τα ίντρανετ αποτελούν ένα ισχυρό εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας και διάχυσης της εταιρικής κουλτούρας. Εφόσον στηθούν σωστά και επιλεγεί η κατάλληλη ομάδα δημιουργίας περιεχομένου, το αποτέλεσμα θα είναι ένα ελκυστικό portal για όλους τους εργαζόμενους. Παράλληλα τα σύγχρονα ίντρανετ έχουν εξελιγμένα εργαλεία μέτρησης των δεικτών υιοθέτησης (adoption analytics). Έτσι οι αδυναμίες αναγνωρίζονται εύκολα και μπορούν να διορθωθούν άμεσα. Τέλος πολλά ίντρανετ περιλαμβάνουν ideation tools όπως το Valo Ideas, δηλαδή εργαλεία ενδοεταιρικής συζήτησης και προώθησης ιδεών από όλα τα τμήματα ενός οργανισμού. Εταιρίες όπως η Audi εξοικονομούν μεγάλα ποσά κάθε χρόνο από την πραγματοποίηση ιδεών του προσωπικού, αφού κανείς δεν γνωρίζει καλύτερα τα προβλήματα ενός οργανισμού από τους ίδιους τους εργαζόμενους.
8. Η καθημερινή εμπλοκή του τμήματος IT είναι απαραίτητη
Τα σύγχρονα ίντρανετ απλοποιούν σε μεγάλο βαθμό την δημιουργία περιεχομένου. Πρότυπα σελίδων δίνουν την δυνατότητα σε χρήστες χωρίς γνώσεις πληροφορικής να δημιουργούν και να δημοσιεύουν περιεχόμενο με το ίδιο εταιρικό branding για τους συναδέλφους τους. Έτσι το ίντρανετ παραμένει ενημερωμένο και ελκυστικό και αυξάνεται διαρκώς ή αποδοχή του από τους χρήστες. Παράλληλα οι δημιουργοί περιεχομένου μπορούν να ανήκουν σε οποιοδήποτε τμήμα. Το τμήμα IT έχει την ελάχιστη δυνατή εμπλοκή μετά την αρχική παραμετροποίηση και εγκατάσταση.
9. Τα ίντρανετ χρειάζονται πολύ χρόνο για να στηθούν
Φυσικά η δημιουργία ενός εταιρικού portal είναι ένα σύνθετο έργο. Απαιτείται προσεκτικός σχεδιασμός και υιοθέτηση ενός ευέλικτου (agile) project management σε συνδυασμό με σωστή επιλογή ομάδας υλοποίησης. Τα σύγχρονα εργαλεία σχεδίασης δίνουν την δυνατότητα παράδοσης του βασικού κορμού σε σύντομο διάστημα. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα επιλογής ενός OOTB (Out Of The Box) ίντρανετ , όπως πχ το ίντρανετ της Valo Solutions με υλοποίηση μέσα σε λίγες εβδομάδες.
10. Οι χρήστες δεν βρίσκουν ποτέ αυτό που ψάχνουν
Ένας από τους πιο συχνούς λόγους αποτυχίας ενός ίντρανετ είναι η προβληματική λειτουργία της αναζήτησης. Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει σύμφωνα με μελέτες 1 ώρα την μέρα στην αναζήτηση ή αναδημιουργία πληροφορίας! Χρειάζεται μεγάλη προσοχή στον σχεδιασμό και την επιλογή των πόρων που θα συμπεριληφθούν στην αναζήτηση. Τυχόν λανθασμένα ή μηδενικά αποτελέσματα αναζήτησης προκαλούν απογοήτευση στους χρήστες με αποτέλεσμα την συνεχή μείωση των επισκέψεων στον κόμβο και την σταδιακή εγκατάλειψη του. Τα σύγχρονα ίντρανετ, χρησιμοποιούν πλέον καινούριες μηχανές αναζήτησης με τεχνητή νοημοσύνη (AI), όπως πχ αυτά που βασίζονται σε Microsoft Graph κι έτσι η εύρεση πληροφοριών και εγγράφων γίνεται με ταχύτητα και ακρίβεια.
Συμπερασματικά, τα ίντρανετ όχι μόνο παραμένουν σημαντικά εργαλεία για τα τμήματα εσωτερικής επικοινωνίας και ανθρώπινου δυναμικού, αντιθέτως ο ρόλος τους ενισχύθηκε σημαντικά. Η εξέλιξη της αρχιτεκτονικής στο cloud και η ανάπτυξη σύγχρονων εργαλείων, καθιστούν την χρήση και ενημέρωση τους εντελώς φιλική στον απλό χρήστη-εργαζόμενο. Οι ανάγκες, παράλληλα, του σύγχρονου ψηφιακού εργασιακού χώρου, όπως μάλιστα διαμορφώθηκαν στην πανδημία, ανέδειξαν την σημασία τους ως κεντρικών κόμβων συνεργασίας. Ταυτόχρονα λειτουργούν και ως συνδετικοί κρίκοι επιχείρησης-εργαζομένων στο νέο υβριδικό περιβάλλον εργασίας που προέκυψε.